معرفی نرم افزار های سازمانی

 فریلنسرها با توجه به سابقه و ماهیت کاریشان که نیازی به حضور فیزیکی در محل کار ندارند، آشنایی بیشتری با ابزار دورکاری دارند ولی افرادی که به تازگی و با توجه به شرایط پیش آمده نیاز به دورکاری پیدا می‌کنند ممکن است شناخت چندانی به ابزار دورکاری نداشته باشند و یا حتی در عین شناخت این ابزار، از دانش کافی برای استفاده مناسب در این زمینه برخوردار نباشند. به همین دلیل تصمیم گرفتیم تا ابزارهای مختلف دورکاری را به شما معرفی کنیم.

  استفاده از  دبیرخانه آنلاین برای افزایش راندمان کاری سازمان ها پیشنهاد می شود.

برقراری ارتباط برای کارکنانی که عادت به حضور فیزیکی در محل کار و ارتباط مستقیم با همکاران خود داشتند ممکن است تا حدی سخت به نظر برسد اما خوشبختانه نرم افزارهای ارتباط جمعی مانند تلگرام، واتساپ، اسکایپ و… وجود دارند که علاوه بر برقراری ارتباط متنی و صوتی، امکان برقراری ارتباط و ایجاد جلسات به صورت تصویری یا همان ویدیو کنفرانس را فراهم می‌کنند بنابراین کارکنان یک مجموعه دیگر دغدغه‌ای در مورد حضور در جلسات نخواهند داشت. البته راه‌های دیگری مانند نرم افزار ادوبی کانکت (Adobe Connect) هم وجود دارند که می‌توانند شرایط برقراری جلسات و یا حتی آموزش از راه دور (آموزش مجازی) را فراهم کنند. این مدل آموزش را تحت عنوان «LMS» یا همان « Learning Management System» نیز می‌شناسند.

برای مدیریت پروژه‌ها در زمان دورکاری نیز ابزارهای رایگان و پولی گوناگونی وجود دارد اما به طور حتم مدیریت دقیق‌تر فرایندها توسط مدیران را می‌طلبد تا کارها به درستی و به موقع انجام شوند. ابزارهایی مانند نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، ترلو (Trello)، آسانا (Asana) و تسکولو (Taskulu)، G Suit، گوگل داکس، گوگل شیت، گوگل درایو، دراپ باکس، گیت هاب و… وجود دارند که می‌توانند کار از راه دور را برای تمام کسب و کارها آسان‌تر کنند.

اینها نرم افزارهای عمومی هستند ولی برای کارهای تخصصی، مسلما باید کار را به افراد کاردان بسپارید و راهکار دورکاری را از آنها بخواهید. به عنوان مثال برای مجازی سازی نرم افزارهای مالی و اداری، باید از راهکار تخصصی آن استفاده کنید که در ادامه توضیحات بیشتری خواهیم داد.

نرم افزارهای مالی و اداری مانند CRM، مدیریت درخواست‌ها (Ticketing) و اتوماسیون اداری نیز برای هر سازمان چه در زمان دورکاری و چه در زمان کار حضوری از نرم افزارهای ضروری به شمار می‌روند. برای مثال حسابداران می‌توانند از «نرم افزار حسابداری ابری» استفاده کنند و یا دیگر کارکنان برای انجام امور اداری بدون نیاز به کاغذ بازی از «نرم افزار اتوماسیون اداری» بهره ببرند. تمامی این‌ها نرم افزارهای بر بستر وب هستند و مشخصا در هر جای دنیا می‌توان از آن‌ها استفاده کرد و نیاز به حضور فیزیکی را کاهش می‌دهند. حتی اگر تمایل داشته باشید امکان برقراری ارتباط تلفنی سازمانی با استفاده از پنل مدیریت تماس‌ها که بر بستر Voip راه اندازی می‌شود وجود دارد.

البته گاهی اوقات هنگام دورکاری نیاز به دسترسی کارکنان به فایل‌ها، اسناد و یا اطلاعات درون سیستم سخت افزاری خودشان در محل شرکت وجود دارد که برای آن هم راهکار مجازی سازی سرورها و سرویس‌ها بر بستر شبکه وجود دارد. برای اطلاع بیشتر در مورد این راهکار که شرکت حساب رایان تجربه پیاده سازی آن در دوران بحرانی را داشته است می‌توانید به مقاله «دورکاری، راهکار مبارزه با کرونا مراجعه کنید».

ممکن است بعضی سازمان‌های بزرگ نیاز به سخت افزار حرفه‌ای برای ایجاد برقراری ارتباط و بستر دورکاری داشته باشند اما در بیشتر مواقع سخت افزار فعلی در سازمان‌ها نیاز سخت افزاری برای ایجاد بستر دورکاری را رفع می‌کند و اصلا مزیت این نرم افزارها این است که با هر سخت افزاری قابل استفاده هستند، بنابراین خیالتان راحت باشد که از لحاظ مالی هزینه سربار به سازمان و شرکت افزوده نخواهد شد و تنها با مشاوره و راهنمایی تیم شبکه حساب رایان می‌توانید از تمامی ابزارها و راهکارهای ذکر شده استفاده کنید.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b1%d8%a7%d9%87%da%a9%d8%a7%d8%b1-%d8%b9%d8%a8%d9%88%d8%b1-%d8%a7%d8%b2-%d8%b4%d8%b1%d8%a7%db%8c%d8%b7-%d8%a8%d8%ad%d8%b1%d8%a7%d9%86%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%b3%d8%a7%d8%b2%d9%85%d8%a7/

 اگر پیش‌نیازهای سازمان برای دورکاری فراهم باشد؛ هزینه‌های دورکاری در حوزه تهیه ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری محدود خواهد شد. و طبیعتاً هر چه این زیرساخت‌ها در سازمان توسعه پیدا کرده باشند هزینه کمتری به آن‌ها تحمیل خواهد شد. معمولاً سازمان‌هایی که از سیستم‌های نرم‌افزاری مناسبتری استفاده می‌نمایند؛ هزینه‌های کمتری خواهند داشت. به عنوان مثال سازمان‌هایی که از سیستم‌های اتوماسیون اداری و یا سیستم‌های مدیریت کار و پروژه به شکل عملیاتی استفاده می‌نمایند؛ وضعیت بهتری خواهند داشت و هزینه‌های آن‌ها بیشتر برای ایجاد یک شبکه WAN سازمانی و تأمین امنیت سیستم‌ها خواهد بود که بسته به حجم سازمان‌ها و کیفیت مورد انتظار آن‌ها، این هزینه‌ها متفاوت خواهد بود. ( پیشنهاد می‌کنم با محصول جدید ما، سیستم مدیریت کار‌ها آشنا شوید. )

تقریباً دورکاری نیازمند هزینه مناسب برای بخش فناوری اطلاعات در سازمان‌هاست. البته توصیه می‌شود که قبل از این هزینه، سازمان ابتدا برنامه مناسبی برای فعالیت‌های دورکاری خود طراحی کرده باشد و حتما بایستی دورکاری را در یک چرخه بلوغ بررسی کرد و از اقدامات هیجانی و احساسی در این زمینه جلوگیری کرد. اگر برنامه مناسبی برای این منظور نداشته باشیم؛ میزان هزینه‌های جانبی که این کار به سازمان تحمیل می‌کند؛ بسیار زیاد خواهد بود.

اگر دورکاری به صورت درستی در سازمان انجام شود به مرور زمان باعث کاهش هزینه‌های ستادی و سربار سازمان خواهد شد.

آیا دورکاری تبعات منفی نیز دارد؟

طبیعتاً دورکاری مانند هر پدیده دیگری علاوه بر مزایا، معایب و تأثیرات نامطلوب نیز خواهد داشت که بایستی مدیریت شوند. تجربه به ما نشان داده است که افراط و زیاده‌روی در این مورد باعث تبعات منفی گسترده‌ای برای سازمان خواهد شد. نباید دورکاری را مسیری برای دستیابی به Freelancing دانست؛ بلکه خود یک مدل مستقل است.

یکی از تبعاتی که دورکاری ایجاد می‌کند حذف روابط مستقیم و چهره به چهره در سازمان‌هاست که به شدت بر روی روابط انسانی تأثیرگذار است و تبعات منفی دارد. برای مدیریت این کار بایستی علاوه بر این که از ابزارهای ارتباطی صوتی و تصویری بهره جست، برنامه‌ای منظم و دوره‌ای برای حضور فیزیکی افراد نیز داشت.

نتیجه‌گیری

در این نوشتار سعی کردم طبق تجربیات به دست آمده در فضای کسب و کارم در این حوزه، نشان دهم که دورکاری الگو و سبک زیست کاری بسیاری از شرکت‌ها خواهد شد و از این نظر بایستی آن را جدی گرفت و به آن به عنوان یک پدیده موقتی نگاه نکنیم. برای دستیابی به یک تجربه دورکاری موفق، بایستی زیرساخت‌های لازم را فراهم کرد که مهمترین آن فرهنگ سازمانی و نحوه و سبک مدیریت سازمان است. البته بایستی به تبعات منفی آن که یکی از آن‌ها کاهش روابط چهره به چهره است، دقت نمود و برای آن راهکار مناسب اندیشیده شود. بسیار مهم است که از افراط و زیاده‌روی در این امر اجتناب شود که تبعات سنگینی خواهد داشت.

در پایان توصیه می‌کنم به دورکاری به عنوان یک راه حل صفر و یا صد نگاه نکنید. بلکه این مدل جدید باید چرخه بلوغ خود را در یک سازمان طی نماید. فناوری اطلاعات و ارتباطات همان طور که بسیاری از عرصه‌های مختلف زندگی مردم را تغییر خواهد داد؛ بر روی زیست کاری افراد نیز تاثیرات خود را خواهد گذاشت.

منبع» وبلاگ یار

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d9%88%d8%b1%da%a9%d8%a7%d8%b1%db%8c-%d8%af%d8%b1-%d8%b3%d8%a7%d8%b2%d9%85%d8%a7%d9%86-%d9%87%d8%a7%d8%9b-%da%86%d8%a7%d9%84%d8%b4-%d9%87%d8%a7-%d9%88-%d9%81%d8%b1%d8%b5%d8%aa-%d9%87%d8%a7%db%8c/