x تبلیغات
معرفی نرم افزار های سازمانی

موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری

 از زمان به‌وجود آمدن سیستم‌های خودکار کامپیوتری، اغلب سازمان‌ها به این فکر افتادند که از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنند. مزایایی که این نرم افزار برای شما به ارمغان می‌آورد بسیار زیاد است. اما موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری ارزان نیز امری است که قبل از استفاده از اتوماسیون اداری، به دلیل اختلالاتی که ممکن است برای سازمان ایجاد کند، باید به آن رسیدگی شود.

این متن بر این نکته تاکید می‌کند که استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری نیازمند مشارکت همه‌ی جوانب، زیرساخت‌ها، کارمندان، فناوری و… است. از بررسی موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان می‌توان به‌طور خلاصه به موارد زیر اشاره کرد.

 

استفاده از نرم افزار های دبیرخانه آنلاین  و… برای بالا بردن راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.


 

فراهم نبودن امکانات سخت‌ افزاری

برخی تجهیزات و امکانات فیزیکی، که یک سازمان برای استقرار سیستم اتوماسیون اداری به آن نیاز دارد. در صورت نبود این تجهیزات در روند استقرار سیستم اتوماسیون اداری اختلال ایجاد می‌شود.

اتوماسیون

کامپیوتر و سخت افزار مناسب

یک سیستم کامپیوتری جزء جدایی‌ناپذیر از تجهیزات ضروری و مهم در استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری رایگان است. کامپیوتر ابزاری است که داده‌هارا به عنوان ورودی می‌پذیرد، آن‌را پردازش می‌کند و نتیجه را به عنوان خروجی می‌فرستد. نبود این ابزار به طور قطع از موانع استقرار اتوماسیون اداری محسوب می‌شود.

 منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%88%d8%a7%d9%86%d8%b9-%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d9%82%d8%b1%d8%a7%d8%b1-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7/

حفظ محیط زیست در سایه دولت الکترونیک


روز درختکاری بهانه‌ای شد تا در قالب مقاله‌ای طرح دولت الکترونیک در کاهش مصرف کاغذ را بررسی کنیم. مطمئنا صف‌های طولانی بانک برای پرداخت قبوض آب ، برق و گاز را بخاطر دارید. اطراف عوارضی‌ها در جاده‌ها که از کاغذ سفید پوشیده شده بود. دفترچه‌های کنکور که با تیراژهای بالا هرساله چاپ میگردید و تنها برای همان سال کاربرد داشت. بلیط‌های اتوبوس که در کسری از ثانیه به زباله تبدیل میشد و بسیاری از موارد مشابه.امروزه بدلیل استفاده از فناوری اطلاعات و دیجیتالی شدن دنیای پیرامونمان دیگر کمتر شاهد مواردی از این قبیل می‌باشیم.

 استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فکس آنلاین و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.

 


سازمانهای دولتی با پیاده‌سازی روش‌های دیجیتالی به میزان بسیاری در مصرف کاغذ صرفه‌جویی کرده‌اند. از این میان میتوان به تأسیس و راه‌اندازی دفاتر پیشخوان دولت ، دفاتر پلیس +۱۰، تشکیل بانک ملی اطلاعات، توسعه بانکداری الکترونیک ، پرداخت الکترونیکی عوارض و کرایه اتوبوس، ارائه اظهارنامه الکترونیکی و ارائه خدمات غیرحضوری بانک‌ها به مشتریان اشاره کرد. اما هنوز از مجموع ۱۴۰۰ خدمت شناسایی شده دولت، تنها ۳۵۰ تا ۵۵۰ خدمت بصورت الکترونیکی درآمده است.

با نگاهی گذرا به اطرافمان پی میبریم که هنوز اقدامات بسیاری وجود دارد که میتواند در جهت حفظ محیط زیست انجام گیرد. هر ۴ سال حجم عظیمی از کاغذ جهت انتخابات ریاست جمهوری ، شورای شهر ، مجلس خبرگان و شورای اسلامی و تبلیغات آنها استفاده میشود. فرمهای ثبت نام استفاده شده در اداره‌ها خصوصا بانکها که با یکپارچه‌سازی سازمانها و یک استعلام گیری ساده و استفاده از امضای الکترونیکی حذف خواهد شد. هرساله در نمایشگاه کتاب تراکت ها و تبلیغات عرضه شده بیشتر از کتابهای خریداری شده میباشد! قبوض آب، برق، گاز و تلفن که ماهیانه چاپ و منتشر میگردد و بسیاری دیگر از این دست موارد که حذف آنها سبب صرفه‌جویی در کاغذ می‌شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%ad%d9%81%d8%b8-%d9%85%d8%ad%db%8c%d8%b7-%d8%b2%db%8c%d8%b3%d8%aa-%d8%af%d8%b1-%d8%b3%d8%a7%db%8c%d9%87-%d8%af%d9%88%d9%84%d8%aa-%d8%a7%d9%84%da%a9%d8%aa%d8%b1%d9%88%d9%86%db%8c%da%a9/

طرح دولت الکترونیک جهت صرفه‌جویی در کاغذ

 سازمانها و نهادهای دولتی بدلیل نامه نگاری های بسیار و کاغذبازی های متعدد همواره یکی از پرمصرف ترین حوزه های مصرف کاغذ بشمار میروند. اما دولت طی سالهای اخیر با طرح دولت الکترونیک راهی برای نجات درختان پیدا کرده است. خودکارسازی گردش مکاتبات در سازمانها ، از تبدیل حجم عظیمی از کاغذ به زباله جلوگیری کرده است. اتوماسیون اداری یکی از پرکاربردترین سیستم های اطلاعاتی در سازمانهای دولتی ایران است که بوروکراسی اداری را بسیار کاهش داده است.

افزایش خدمات الکترونیکی در سازمانهای دولتی علاوه بر کاهش استفاده از کاغذ و حفظ محیط زیست موجب افزایش رضایت ارباب رجوع ، سهولت در انجام امور اداری ، افزایش راندمان کاری و صرفه‌جویی در زمان میشود.

  استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار فکس و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.


موانع اجرای طرح دولت الکترونیک در ۱۰ سال اخیر چه بوده است؟

دلیل عمده عدم اجرایی بودن این طرح نبود زیرساخت های نرم افزاری و سخت افزاری لازم است. البته اجرایی نشدن طرحهای مکمل با طرح دولت الکترونیک نیز سبب تاخیر اجرای آن گشته است. طرحهایی مانند امضای دیجیتال ، قوانین کپی رایت و اختصاص بودجه برای پروژه های فناوری اطلاعات. از مهمترین عواملی که سبب تحقق طرح دولت الکترونیک خواهد شد تعامل و یکپارچه سازی تمامی سازمان های دولتی و غیردولتی خواهد بود. بهتر است جهت نزدیک شدن هرچه بیشتر به دولت الکترونیک تمامی سازمانهای دولتی و خصوصی تلاش کرده و به سمت پیاده‌سازی مکاتبات الکترونیکی و افزایش ارتباطات برون سازمانی پیش روند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%ad%d9%81%d8%b8-%d9%85%d8%ad%db%8c%d8%b7-%d8%b2%db%8c%d8%b3%d8%aa-%d8%af%d8%b1-%d8%b3%d8%a7%db%8c%d9%87-%d8%af%d9%88%d9%84%d8%aa-%d8%a7%d9%84%da%a9%d8%aa%d8%b1%d9%88%d9%86%db%8c%da%a9/

از هر درخت چند برگ کاغذ تولید میشود؟

 رکز ConservaTree برای آگاه‌سازی مردم از خطرات بوجود آمده برای محیط زیست که ناشی از قطع درختان برای تولید کاغذ است؛ تحقیقی را انجام داده است. طی این بررسی به جهت استانداردسازی معیارها یک گروه هزارتایی از درختان انتخاب گردید و اندازه استاندارد برای یک درخت، ارتفاعی معادل ۱۲٫۲ متر و قطر بین ۱٫۸ تا ۲٫۴ متر درنظر گرفته شد.

باتوجه به اینکه بخش زیادی از بدنه درخت را آب تشکیل می‌دهد از چهار تن چوب می‌توان یک تن کاغذ تولید کرد. طبق استانداردهای مذکور، از ۲۴ درخت ، ۴ تن چوب بدست می‌آید. بطور میانگین هر درخت می‌تواند ۱۶٫۶۷ بند کاغذ با اندازه A4 تولید کند که معادل ۸۳۳۳ برگه کاغذ خواهد شد.

بر این اساس، اگر قرار باشه یک ماهنامه با تیراژ بالا به چاپ برسد باید برای هر شماره آن ۱۵ درخت را قطع کرد. یا برای ۴۵ میلیون تعرفه رای ، ۳۰۰ تن کاغذ نیاز خواهیم داشت که باید حدود ۷۲۰۰ اصله درخت با مشخصات بالا را قطع کنیم تا انتخابات ریاست جمهوری برگزار شود.

نیاز کاغذ در کشور ما سالانه حدود ۳۷۰ هزار تن است که تنها ۱۰۰ هزار تن آن در داخل از کشور تولید میشود و ۲۷۰ هزار تن آن توسط واردات تامین میگردد.

 

طرح دولت الکترونیک جهت صرفه‌جویی در کاغذ

سازمانها و نهادهای دولتی بدلیل نامه نگاری های بسیار و کاغذبازی های متعدد همواره یکی از پرمصرف ترین حوزه های مصرف کاغذ بشمار میروند. اما دولت طی سالهای اخیر با طرح دولت الکترونیک راهی برای نجات درختان پیدا کرده است. خودکارسازی گردش مکاتبات در سازمانها ، از تبدیل حجم عظیمی از کاغذ به زباله جلوگیری کرده است. اتوماسیون اداری یکی از پرکاربردترین سیستم های اطلاعاتی در سازمانهای دولتی ایران است که بوروکراسی اداری را بسیار کاهش داده است.

  استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری، فکس اینترنتی و… برای افزایش راندمان سازمان ها پیشنهاد می شود.


افزایش خدمات الکترونیکی در سازمانهای دولتی علاوه بر کاهش استفاده از کاغذ و حفظ محیط زیست موجب افزایش رضایت ارباب رجوع ، سهولت در انجام امور اداری ، افزایش راندمان کاری و صرفه‌جویی در زمان میشود.

 

موانع اجرای طرح دولت الکترونیک در ۱۰ سال اخیر چه بوده است؟

دلیل عمده عدم اجرایی بودن این طرح نبود زیرساخت های نرم افزاری و سخت افزاری لازم است. البته اجرایی نشدن طرحهای مکمل با طرح دولت الکترونیک نیز سبب تاخیر اجرای آن گشته است. طرحهایی مانند امضای دیجیتال ، قوانین کپی رایت و اختصاص بودجه برای پروژه های فناوری اطلاعات. از مهمترین عواملی که سبب تحقق طرح دولت الکترونیک خواهد شد تعامل و یکپارچه سازی تمامی سازمان های دولتی و غیردولتی خواهد بود. بهتر است جهت نزدیک شدن هرچه بیشتر به دولت الکترونیک تمامی سازمانهای دولتی و خصوصی تلاش کرده و به سمت پیاده‌سازی مکاتبات الکترونیکی و افزایش ارتباطات برون سازمانی پیش روند.


منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%ad%d9%81%d8%b8-%d9%85%d8%ad%db%8c%d8%b7-%d8%b2%db%8c%d8%b3%d8%aa-%d8%af%d8%b1-%d8%b3%d8%a7%db%8c%d9%87-%d8%af%d9%88%d9%84%d8%aa-%d8%a7%d9%84%da%a9%d8%aa%d8%b1%d9%88%d9%86%db%8c%da%a9/

انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:

 

۱- وارده

  • شخصی
  • اداری
  • محرمانه

 

۲- صادره

  • محرمانه
  • خیلی محرمانه
  • سری
  • کلی سری

 

انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری :

 

دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود.

 

عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:

  • کارکنان با تجربه وآموزش دیده.
  • تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری
  • تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری
  • تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه
  • تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه
  • تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه
  • تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین

 

عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری

  • رئیس دفتر یا رئیس دبیر خانه
  • معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه
  • مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
  • مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

   شما می توانید برای تبدیل تاریخ شمسی به میلادی php  از تقویم آنلاین یار استفاده کنید.


تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:

  • عادی
  • بازکردنی
  • قابل کنترل
    :
  •  
  • دریافت، کنترل نامه‌های وارده از نظر وجود امضا، ارتباط نامه با سازمان دریافت کننده و صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت داشتن پیوست یا ضمایم).
  • ارایه نامه به مقام یامسئول واحد اقدام کننده یا واحد مربوطه، جهت تعیین محل و نوع اقدام که در اصطلاح اداری (ارجاع) گفته می‌شود.
  • پس از تعیین محل اقدام، نامه‌ها به متصدی ثبت نامه ( دفتر اندیکاتور یا کامپیوتر) جهت تعیین شماره و تاریخ وارده به سازمان داده می شود.
  • ثبت در اندکس دبیرخانه (در سیستم های رایانه ای نیاز به ثبت در این دفتر نمی باشد).
  • ثبت در دفتر ارسال و مراسلات و تحویل به واحد یا شخص اقدام کننده نامه وارده
  • در مورد نامه‌های صادره نیز همین مراحل یعنی دریافت، ثبت و توزیع طی می‌شود.

 

علاوه بر وظایف فوق، یکسری وظایف نیز به عهده دبیرخانه آنلاین است که به پاره ای از آن‌ها اشاره می‌شود:

  • تایپ نامه و مقایسه آن با پیش نویس
  • توزیع اطلاعیه‌ها و بخش نامه‌ها بین واحدهای ذیربط و مربوطه.
  • تهیه برنامه ماشین‌نویس‌ها و تقسیم صحیح کار بین آنها.
  • تهیه پیش نویس‌های ساده اداری مانند اعلام وصول نشریات.
  • انجام امور چاپ و تکثیر

 

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

صفحه قبل 1 صفحه بعد