مسئولیت و نقش دبیر جلسه
نقش دبیر جلسه در هر گروه رسمی پشتیبانی از فرایند جلسه است. دبیر معمولاً مقدمات جلسات تحت وب را فراهم کرده و اسناد رسمی مربوط به فرآیند و تصمیم‌گیری‌های گروه یعنی صورت‌جلسات را نگهداری می‌کند. این کار ممکن است شامل نگهداری اسناد مکاتبه‌ای نیز باشد.
این مقاله عمدتاً بر جنبه‌های رسمی نقش دبیر جلسه و به‌ویژه نقش‌های مرتبط با جلسات تمرکز دارد.
استفاده از دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها پیشنهاد میشود.
آماده‌سازی: نقش دبیر جلسه قبل از شروع
مواردی هستند که دبیر باید قبل از جلسه از آن‌ها اطلاع کسب کند، بسیاری از این موارد را می‌توان به‌راحتی و با سؤال کردن از رئیس جلسه به دست آورد.
مهم‌ترین موارد عبارت‌اند از:
چه کسی قرار است مقدمات جلسه را فراهم کند، ازجمله پیدا کردن محل برگزاری و تنظیم زمان‌های استراحت و هرگونه امکاناتی که باید در دسترس باشند؟ این موارد اغلب بر عهده‌ی دبیر است. چه کسی مسئول تهیه‌ی دستور جلسه است؟ هر رئیسی معمولاً اولویت‌های خود را دارد، اما این مورد نیز معمولاً وظیفه دبیر جلسه بوده و با کمک رئیس جلسه ایجاد میشود. ممکن است افراد دیگری نیز حق اضافه کردن آیتم‌هایی به دستور جلسه را داشته باشند. برای اطلاعات بیشتر مقاله‌ی “تنظیم دستور جلسه برای جلسات“ را مطالعه کنید. دبیر جلسه باید اطمینان یابد در دستور جلسه موارد اضافی وجود ندارند، وی باید با رئیس جلسه و سایرین صحبت کند تا چنین مواردی را در صورت امکان به جلسات بعدی موکول کند، همچنین مواردی که باید در گزارش کتبی پوشش داده شوند را نیز مشخص می‌کند. چه نوع یادداشت یا صورت‌جلسه‌ای موردنیاز است؟ آیا باید یک صورت‌جلسه‌ی رسمی باشد که مشخص می‌کند چه چیزی توسط چه کسی عنوان‌شده یا صرفاً نکات مختصر در مورد اقدامات موردتوافق را بیان کند؟ پس از جلسه، چقدر زمان برای تهیه یادداشت و صورت‌جلسه در دست است؟ فرایند انتشار یادداشت‌ها چگونه است؟ برخی از روسا قبل از انتشار صورت‌جلسه آن را مطالعه و تائید می‌کنند، درحالی‌که برخی دیگر ترجیح می‌دهند که آن را هم‌زمان به چندین شرکت‌کننده کلیدی بفرستند.
اگر برای بار اول نقش دبیر جلسه را برعهده‌گرفته‌اید، باید بفهمید که چه کسانی باید در جلسه حضور یابند، این افراد نماینده‌ی چه سازمان‌هایی هستند و چه مسائلی در جلسات آنلاین قبلی مطرح‌شده‌اند؟
این به شما کمک خواهد کرد که در جریان اوضاع قرار بگیرید. شما می‌توانید این کار را با نگاه کردن به صورت‌جلسه‌های گذشته و همچنین با پرسیدن از رئیس جلسه راجع به مواردی که قرار است موردبحث قرار گیرند، انجام دهید.
دبیر جلسه مسئول ارسال اوراقی برای جلسه است. این کاغذها شامل، دستور جلسه، صورت‌جلسه‌ی گذشته و هر مطلب دیگری برای بحث و یا کسب اطلاعات است.